Häufige Fragen

Clara ist eine KI-Assistenz für Steuerkanzleien. Sie übernimmt in Outlook und DATEV den Kommunikations- und Ablagealltag Ihrer Kanzlei: eingehende Mails klassifizieren, Antwort-Entwürfe schreiben, Anhänge und Belege im DATEV DMS ablegen, Fristen priorisieren. Keine neue Software, kein neues Interface. Clara läuft im Hintergrund der Werkzeuge, die Ihre Kanzlei ohnehin nutzt.

ChatGPT und Copilot sind generische Assistenten, die auf Eingaben warten. Clara ist ein Agent: handelt eigenständig im Hintergrund, kennt den Kanzlei-Kontext, ist §203-konform eingebunden. ChatGPT und Copilot erfüllen §203 StGB in der Standardkonfiguration nicht. Ausführlicher Vergleich im Clara vs ChatGPT & Copilot-Artikel.

Clara ist eine KI-Assistenz, unter der Haube arbeiten spezialisierte KI-Agenten (E-Mail-Agent, Doku-Agent). Ein generischer Assistent wie ChatGPT wartet auf Eingaben; Claras Agenten handeln eigenständig im Hintergrund nach definierten Regeln: klassifizieren, sortieren, entwerfen, legen ab. Die „Assistenz“ beschreibt den Nutzen für Ihre Kanzlei, der „Agent“ die technische Arbeitsweise.

Nein, nicht wenn richtig konfiguriert. Gedankenstriche, übertriebene Höflichkeit, unnötige Paragraphverweise sind in der Produktionseinstellung deaktiviert. Clara lernt aus dem Schreibstil Ihrer Kanzlei, nicht aus einem generischen Korpus. Mandanten merken den Unterschied nicht.

Nein. Clara übernimmt die 2 bis 3 Stunden täglich für Sortieren, Ablegen und Standardantworten. Die Zeit fließt zurück in Beratung und komplexe Fälle. In einem Markt, in dem 72,7 % der Kanzleien kein Personal finden, ist das ein Argument für Ihre Beschäftigten, nicht gegen sie.

Für Steuerkanzleien zwischen 2 und 80 Mitarbeitenden auf DATEV und Outlook. Besonders stark in Lohnbuchhaltung und FiBu-lastigen Mandantenstrukturen. Nicht sinnvoll für Kanzleien ohne DATEV oder mit weniger als 50 Mails pro Tag.

Microsoft 365 und Exchange Online sind die bevorzugte Anbindung über die offizielle Microsoft Graph API mit Single Sign-On. Lokale Exchange-Server sowie Standard-IMAP/SMTP-Postfächer werden alternativ unterstützt. Keine Beschränkung auf einen Provider, solange Ihre Kanzlei gängige Protokolle nutzt.

Nein, aber Microsoft-365-Admin-Rechte für die einmalige Freigabe via OAuth2 / Admin Consent. Die Einrichtung dauert rund 30 Minuten und kann gemeinsam mit unserem Team per Screensharing erfolgen. Danach läuft Clara ohne laufenden IT-Betrieb auf Ihrer Seite.

Ja. Voraussetzung, nicht Feature. Clara erfüllt alle drei Anforderungen an mitwirkende Personen: schriftliche Verschwiegenheitsverpflichtung nach §203 Abs. 4 Nr. 1 StGB, AVV nach Art. 28 DSGVO, EU-only-Verarbeitung mit Zero-Retention. Parallel konform mit §62a StBerG.

Ausschließlich in der EU, primär Frankfurt (Google Cloud Region europe-west3). Kein Datentransfer in die USA, auch nicht über Sub-Auftragsverarbeiter. Keine Nutzung Ihrer Daten zum Modelltraining, vertraglich und technisch zugesichert.

Nein. Vertraglich und technisch ausgeschlossen. Weder Intoconvo noch die eingesetzten KI-Provider (z. B. Google Vertex AI mit Anthropic Claude) nutzen Ihre Daten für Modelltraining. Das ist Bestandteil des AVV und der Subprozessoren-Verträge, nicht nur eine Policy.

Die eingesetzten KI-Modelle speichern weder Prompts noch Antworten, siehe Zero Data Retention. Jede Analyse ist flüchtig: Kontext rein, Antwort raus, keine persistenten Logs beim LLM-Anbieter. Bei Clara selbst werden nur technisch notwendige Metadaten für Lernen und Audit gespeichert, nie Klartext-Mandantendaten ohne Notwendigkeit.

14 Subprozessoren in 8 Kategorien: LLM, E-Mail-Provider, Infrastruktur, DATEV-Integration, Transaktionale Mails, Echtzeit, Analytics, Authentifizierung. Alle EU-basiert oder DPF-zertifiziert. Die komplette Liste mit Zweck und Speicherort steht im Trust Center.

Meldung an Sie innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnis, wie im AVV vereinbart, deutlich strenger als die 72 Stunden der DSGVO. Vollständige Vorfalldokumentation inkl. betroffener Daten, Ursache und Gegenmaßnahmen. Der Incident-Response-Plan ist Teil unseres ISMS.

Ja. Clara liest Mandantenstammdaten, ordnet E-Mails automatisch dem richtigen Mandanten zu und legt Anhänge im DATEV DMS ab. Offizielle DATEV-Schnittstellen, kein Screenscraping. Läuft mit DATEV Cloud, SmartIT und On-Premise.

Offizielle DATEV-APIs für Mandantenstammdaten-Import und DMS-Upload. Kein Screenscraping, keine Workarounds. Die Integration ist damit offiziell supported und bleibt stabil bei DATEV-Updates.

Ja. Die Dokumentenablage in DATEV Unternehmen Online wird unterstützt. Clara erkennt Belege (Rechnungen, Verträge, Bescheinigungen) aus E-Mail-Anhängen und legt sie automatisch im richtigen Mandantenkonto ab. Die Kategorisierung nach Beleg-Art ist konfigurierbar.

Clara importiert die Mandantenstammdaten aus DATEV und matcht eingehende E-Mails anhand von Absender, Mandantennummer, bekannten Ansprechpartnern und Betreff-Mustern. Bei Unsicherheit fragt Clara nach, statt zu raten. Trefferquote nach 2 Wochen Kalibrierung: über 95 %.

2 bis 4 Wochen. Woche 1 Setup, Woche 2 Schattenbetrieb (Clara klassifiziert, sendet und legt nichts ab), Woche 3 Teilproduktion, Woche 4 Vollbetrieb. Aufwand kanzleiseitig: 4 bis 6 Stunden, verteilt.

30-Minuten-Call, keine Folien. Wir schauen live in Ihr Postfach, klassifizieren exemplarisch 20 Mails und zeigen, was Clara in Ihrem Setup übernehmen würde. Danach entscheiden Sie.

Nein. Clara läuft in Outlook. Mitarbeiter öffnen ihr Postfach und sehen sortierte Mails und vorbereitete Entwürfe. 15 Minuten Kurzeinführung im Team-Meeting reichen.

Ja. 14 Tage Clara im vollen Funktionsumfang. Die Testgebühr beträgt 50 € netto pro Nutzer für den E-Mail-Agent und 100 € netto pro Nutzer inklusive DATEV-DMS-Integration (wegen des zusätzlichen Einrichtungsaufwands der DMS-Anbindung). Die Testgebühr ist nicht erstattungsfähig. Entscheiden Sie sich im Anschluss für ein Abo, rechnen wir sie vollständig als Gutschrift auf Ihr erstes Abo-Jahr an. Keine automatische Umwandlung in einen kostenpflichtigen Vertrag.

Nein, standardmäßig nicht. Clara legt Entwürfe in Outlook an, Freigabe und Versand erfolgen durch den Mitarbeiter. Auto-Send lässt sich für unkritische Standardvorgänge (z. B. Eingangsbestätigungen) selbst aktivieren.

Ja. Clara analysiert die gesendeten Mails jedes Mitarbeiters separat und passt Ton, Anrede und Formulierungen an. Eine Steuerberaterin schreibt anders als eine Sachbearbeiterin. Clara merkt sich beide Profile und setzt sie kontextabhängig ein.

Clara legt sie in einen „Unklar“-Ordner und fordert Rückmeldung an. Statt zu raten und Fehler zu produzieren, fragt Clara nach. Jede Klärung fließt ins Lernen zurück, sodass ähnliche Fälle beim nächsten Mal direkt korrekt bearbeitet werden.

Ja. Clara erkennt Fristen in eingehenden Mails (Einspruchsfrist, Abgabefrist, Fristverlängerung etc.), markiert sie und mahnt rechtzeitig. Integration in die bestehende Fristenliste der Kanzlei möglich.

Ja. Clara läuft serverseitig und integriert sich in Ihr Outlook, unabhängig davon, ob Sie im Büro, Homeoffice oder auf dem Handy arbeiten. Alles, was in Outlook sichtbar ist, bleibt auch im Homeoffice sichtbar.

Drei Schutzebenen. Erstens: Entwürfe werden geprüft, bevor sie rausgehen. Zweitens: jede Klassifikation und Ablage ist nachvollziehbar und korrigierbar. Drittens: Korrekturen fließen ins Lernen zurück. Fehlerquote nach 3 Wochen Kalibrierung: unter 5 %.

Jede Klassifikation, Ablage und jeder Entwurf ist auditierbar. Clara protokolliert, welche E-Mail sie wie bewertet hat und warum. Korrekturen durch Ihr Team sind nachverfolgbar und bilden die Lernbasis für die Zukunft. Kein Blackbox-Verhalten.

Aktuell nicht. Wir betreiben jedoch ein strukturiertes ISMS nach ISO-27001-Prinzipien (TOM gemäß AVV, Zugriffsprotokollierung, Mandantentrennung, Incident-Response-Plan) und planen die Zertifizierung bis 2027. Unsere Infrastruktur-Provider (Google Cloud, Microsoft) sind zertifiziert.

Drei Pakete: Clara Standard (E-Mail-Agent) ab 150 € pro Nutzer und Monat, Clara Ablage (Doku-Agent standalone) ab 150 € pro Nutzer und Monat, oder Clara Standard mit DATEV-DMS-Integration ab 250 € pro Nutzer und Monat. Ab 10 Mitarbeitern individuelles Enterprise-Angebot. Keine Setup-Gebühr. 14-Tage-Trial: 50 € pro Nutzer für den E-Mail-Agent, 100 € pro Nutzer bei DMS-Integration (Ablage oder Standard mit DMS). Testgebühr nicht erstattungsfähig, aber bei Abo-Abschluss als Gutschrift auf das erste Abo-Jahr. Details auf der Preisseite.

Ein aktives Postfach ist ein Postfach, in dem Clara im Abrechnungszeitraum mindestens eine E-Mail verarbeitet hat. Urlaub oder Krankheit eines Mitarbeiters reduziert also automatisch die Kosten. Keine Pauschalen für inaktive Postfächer.

Monatlich oder jährlich wählbar. Bei Monatsverträgen 7 Tage Kündigungsfrist, bei Jahresverträgen 30 Tage vor Verlängerung. Jahresverträge erhalten einen Preisvorteil; Details stehen auf der Preisseite.

Direkt im Benutzerkonto im „Billing“-Bereich oder per E-Mail an marc@intoconvo.com. Keine versteckten Hürden, keine Anrufpflicht. Nach Vertragsende werden alle bei Clara gespeicherten Daten innerhalb von 30 Tagen unwiderruflich gelöscht.